Perlukah penataan proyek?

Sebelum melaksanakan proyek, perlu ada gambaran tentang proyek yang akan dilakukan, siapa yang bertanggung jawab atas itu, dll. Salah satunya yaitu dengan membuat :

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah/ sarana sehingga kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan proyek dapat dilaksanakan dengan maksimal oleh penanggung jawab masing-masing.

Struktur organisasi proyek dibuat sesuai dengan kebutuhan proyek. Oleh karena itu, struktur organisasi mempunyai susunan dan hierarki yang berbeda pula. Berikut 4 Jenis Organisasi Proyek :

1. Organisasi Proyek Fungsional

Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.

	KELEBIHAN	KEKURANGAN
1	Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian	Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu
2	Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas	Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan
3	Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya	Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya
4		Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional

2. Organisasi Proyek Murni

Struktur organisasi jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.

3. Struktur Organisasi Personel Proyek

Struktur organisasi personel proyek di slide sebelumnya menunjukkan hierarki tanggung jawab dan wewenang tugas dari masing-masing personel yang diarahkan dan dikendalikan oleh pucuk pimpinan yaitu manajer proyek. Otoritas proyek sepenuhnya ada pada manajer proyek, menjadi jembatan antara organisasi proyek dengan perusahaan serta pemilik proyek atau organisasi yang mewakilinya untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan maksud agar tujuan dan sasaran proyek tercapai dengan efektif dan efisien.

Ciri-ciri Organisasi Personel Proyek

Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek
Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional
Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek

	KELEBIHAN	KEKURANGAN
1	Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional kedalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek	Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan
2	Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim	Biaya keseluruhan yang dikeluarkan cenderung mahal
3	Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat
4	Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik

4. Organisasi Proyek Matriks

Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

Kelebihan

Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek
Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya

Kelemahan

Proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit
Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik

MANAJER PROYEK

Adalah seorang yang bertanggung hawab mengurus sebuah proyek (PMI, 2001)

Manajer Proyek Sebagai Kepala Tim Proyek

Mengelola berbagai macam kegiatan
Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
Mengelola tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran

Kriteria Manajer Proyek adalah memiliki orientasi yang kuat pada pencapaian tujuan, seperti :

Inisiatif : kaya akan inovasi dan perkembangan
Responsible : bertanggung jawab
Fleksible : luwes tanpa mengorbankan tujuan pokoknya
Kritis : merespon sebuah pemikiran yang diterima dan dievaluasi
Menyukai tantangan : siap menghadapi tantangan

Source :

Drs. Ashari. ST., SST., M.Eng Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI

Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah. Depok : Universitas Gunadarma

Nama : Intan Nurannisa

Kelas : Manajemen Reg-B1 C

NPM : 0218123024

Dosen Pengampu : Iis Rostiawati, S. E., M. M.